Responsabilités principales

1.        Support stratégique et alignement institutionnel

Soutenir le directeur général et le SMT dans le suivi de l'alignement entre les stratégies institutionnelles et les priorités opérationnelles.

Recueillir, analyser et synthétiser des données, des recherches et de la documentation afin d'éclairer la prise de décision de la direction.

Fournir des briefings, des points de discussion et des résumés stratégiques pour des engagements internes et externes.

Coordonner ou soutenir des initiatives stratégiques ou des projets transversaux sélectionnés, en veillant à ce qu'ils soient menés à bien dans les délais impartis et à ce que les progrès soient suivis.

1. 2.        Coordination exécutive et soutien au leadership

Gérer et hiérarchiser l'agenda du directeur général, en veillant à la cohérence avec les priorités stratégiques et en fournissant un soutien de haut niveau en matière de programmation.

Soutenir la coordination de l'équipe de direction : préparer les ordres du jour, documenter les réunions (procès-verbaux et points d'action) et contrôler le suivi des engagements.

Diriger la préparation, la documentation et le suivi des événements institutionnels impliquant la DG et l'équipe de direction, y compris les retraites stratégiques et les examens annuels.

Coordonner la préparation et la présentation de rapports consolidés, de tableaux de bord et de mises à jour exécutives de l'équipe de direction et des départements à la DG et aux organes de gouvernance.

Assurer le contrôle de la qualité des documents et des présentations partagés au niveau de l'équipe de direction ou du conseil d'administration.

1. 3.        Gestion de l'information et des connaissances organisationnelles

Gérer la mémoire institutionnelle de l'équipe de direction et du bureau exécutif en organisant et en maintenant un référentiel de documents sécurisé et structuré (par exemple SharePoint).

Assurer la disponibilité, la confidentialité et l'intégrité des documents et données sensibles liés aux fonctions exécutives.

Promouvoir la capitalisation et le partage des connaissances transversales entre les membres de l'équipe de direction et les départements.

4. Communication et engagement

Servir de relais de communication entre la DG/SMT et les parties prenantes internes (personnel au siège et sur le terrain), en assurant un flux d'informations clair, opportun et transparent.

Rédiger des documents de communication interne tels que des mises à jour pour le personnel, des messages de la DG ou des communiqués de l'EMT.

Faciliter le flux d'informations entre la direction de MSF WaCA et les parties prenantes externes, y compris le conseil d'administration, les membres associés et les plateformes du mouvement MSF (par exemple, ExCom, RIOD, IDRH).

Soutenir la visibilité et l'influence de la DG et de MSF WaCA sur les plateformes internationales de MSF en préparant et en coordonnant les contributions.

1. 5.        Facilitation des réunions et des événements

Organiser et faciliter toutes les réunions du SMT (CoDir), y compris la programmation, la préparation des ordres du jour, la collecte des documents et l'enregistrement des décisions et des suivis.

Coordonner les réunions mensuelles de l'ensemble du personnel : planification, établissement de l'ordre du jour, présentations, facilitation et suivi des réactions du personnel et des points d'action.

Organiser des réunions institutionnelles entre la DG/SMT et des visiteurs externes, des partenaires ou des homologues du mouvement.

Soutenir la logistique et le contenu des principaux événements organisationnels impliquant la DG, l'EMT.

1. 6.        Autres responsabilités

Contribuer à l'amélioration continue des processus de soutien au leadership et à la gouvernance.

Superviser ou coordonner le personnel de soutien (le cas échéant).

S'acquitter de toute tâche supplémentaire en rapport avec le rôle, telle qu'assignée par le directeur général.

Contribuer à l'amélioration continue des processus et des méthodes de travail au niveau de la direction.

Effectuer d'autres tâches à la demande du directeur général ou de l'équipe de direction afin d'assurer la continuité et l'excellence des opérations.