Description

• Soutenir le dépadement dans toutes les tâches liées à l'administration, y compris la gestion du parc de véhicules des RH, les activités administratives.
• Fournir un support au dépadement pour les applications (SAP et autres) liées aux activités RH et administratives (suivi des factures, analyse des couts, etc.).

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

• Piloter la mise en œuvre des politiques et procédures relatives à la gestion du parc automobile et mobiliser les conducteurs en conséquence.
• Assister à la planification des horaires des conducteurs du parc automobile et veiller à ce que les véhicules soient disponibles en temps voulu pour le personnel de la DCCI, les invités, etc.
• Élaborer et tenir à jour les registres et les horaires, surveiller et suivre l'itinéraire des véhicules du parc automobile et veiller à l'utilisation optimale des actifs physiques.
• Veiller à ce que les registres des véhicules (et des conducteurs) soient correctement tenus à jour afin d'être intégrés dans le système de gestion des véhicules et/ou la paie mensuelle.
• Examiner et approuver les demandes périodiques de ravitaillement en carburant des véhicules, conformément aux dispositions approuvées.
• Coordonner l'entretien courant et la réparation des véhicules selon les besoins et tenir à jour les documents pertinents.
• Superviser les activités liées à l'immatriculation des véhicules, aux renouvellements et autres enregistrements réglementaires.
• Tenir à jour les registres de consommation de carburant des véhicules afin de vérifier et de prévenir les fraudes et de garantir une utilisation optimale.
• Surveiller et assurer la maintenance préventive afin d'éviter les pannes.
• Assurer la liaison avec les ateliers mécaniques agréés afin de garantir un entretien et des réparations rapides et complètes des véhicules des services administratifs.
• Tenir à jour et suivre les registres d'entretien du parc automobile et les coûts de consommation de carburant dans le pays.
• Transmettre les préoccupations des conducteurs au responsable des installations afin qu'il les transmette aux services compétents.
• Effectuer des inspections périodiques des véhicules, signaler les incidents et formuler des recommandations au responsable des installations.
• Préparer et soumettre un rapport mensuel sur l'exploitation du parc automobile et la consommation de carburant.
• Organisateur des réunions d'information et des formations avec les chauffeurs afin de garantir le respect des politiques et de la sécurité routière.
• Recevoir les factures entrantes et assurer la liaison avec les parties prenantes (administration/paie) afin de garantir l'exactitude des informations.
• Traiter et suivre les factures dans l'outil SAP (afficher les factures entrantes et vérifier les mentions légales).
• Assurer la liaison avec les services des achats et du magasin pour l'achat et la fourniture de fournitures de bureau et d'autres services ou équipements de bureau.
• Assurer la liaison avec les services concernés afin de garantir une réponse efficace aux demandes de renseignements.
• Fournir un soutien administratif aux clients internes (assistance technique/technique).
• Contribuer à la performance globale du service en réalisant ses objectifs.
• Réaliser son évaluation de performance (évaluation PMS Mi et fin de cours).
• Participer à des formations pour développer ses compétences.
• Effectuer toute autre tâche assignée par le responsable des installations de temps à autre.

EXIGENCES CLÉS 

Éducation et expérience professionnelle 

• BAC+2/3 en administration des entreprises ou disciplines connexes 

• 3 ans d'expérience substantielle  

• Connaissance approfondie de la législation nationale requise

Compétences et aptitudes 

• Bonne compréhension des tendances, des défis, des opportunités, des réglementations et des législations relatives à l'industrie de la fabrication du ciment. 

• Bonne connaissance des activités commerciales de DCCI, des produits et des services offerts. 

• Compréhension des politiques et procédures générales en matière de ressources humaines 

• Bonne connaissance de la législation du travail 

• Excellentes aptitudes à la communication et aux relations humaines 

• Aptitude à la résolution de problèmes 

• Désir de travailler en équipe avec une approche ciblée sur les résultats 

• Maîtrise de l'utilisation de MS Office Word et Excel, et de SAP 

• Parler et écrire couramment l'anglais ; 

• Connaissance approfondie des politiques et des normes QHSE locales et approuvées par le DCCI 

• Bonne connaissance des normes ISO

• Assurance santé privée
• Apprentissage et développement

POSTULER