Le cabinet High Potential Talent recrute pour le compte d’un client évoluant dans les secteurs de la finance, de l’immobilier et de la technologie, un(e) Office Manager en Contrat à Durée Déterminée (CDD).

🎯 Missions principales

Rattaché(e) à la Direction Administrative et Financière, vous jouerez un rôle central dans le bon fonctionnement du bureau et le soutien aux équipes. Vos responsabilités incluent :

1. Gestion administrative et coordination :
• Collecter, compiler et analyser les rapports d'activités de chaque département.
• Assister les managers dans leurs tâches administratives (préparation de documents, organisation de réunions, etc.).
• Élaborer des dossiers d’appels d'offres et des dossiers d’agréments.
• Gérer les dossiers juridiques et administratifs (immatriculations, contrats, etc.).
• Effectuer des comptes rendus de réunions pour assurer le suivi des actions décidées.
• Coordination des formations et événements internes
• Accueil des visiteurs, remontée d’informations, gestion de la boîte e-mail de contact
2. Gestion des ressources matérielles et approvisionnement :
• Gérer le matériel de bureau et coordonner les achats des fournitures nécessaires.
• Superviser les prestataires et fournisseurs pour garantir une livraison en temps et en qualité.
• Suivre l'entretien et l'aménagement des bureaux, en veillant à ce que les espaces de travail soient propres, bien entretenus et fonctionnels.
3. Gestion des équipes de support :
• Superviser et gérer le personnel de support (réceptionnistes, agents de nettoyage, coursiers, personnel logistique et mobilité...).
• Veiller au bon déroulement des travaux en cours au sein de la société, en assurant le suivi des prestations des sous-traitants.
4. Recouvrement et relations clients :
• Participer aux actions de recouvrement et suivre les paiements des clients.
• Gérer les relations avec les clients pour assurer une bonne communication et résoudre les litiges éventuels.
5. Suivi des paiements et gestion des dépenses :
• Effectuer le suivi des paiements des factures (fournisseurs, prestataires, etc.).
• Assurer une bonne gestion des dépenses opérationnelles et administratives.
6. Aménagement et gestion des bureaux :
• Anticiper des besoins logistiques et superviser les réapprovisionnements
• Organiser l’aménagement et la réorganisation des bureaux en fonction des besoins de l’entreprise.
• Assurer la gestion des espaces de travail pour optimiser le confort et la productivité des équipes.

Profil du poste

• Bac+3/5 en gestion, administration, management ou domaine connexe
• Expérience d’au moins 3 ans dans un poste similaire
• Expérience dans les secteurs de la finance, de l’immobilier ou de la technologie exigée
• Une bonne compréhension des organisations de type groupe est un atout majeur
• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office 365)
• Excellentes compétences organisationnelles, rédactionnelles et relationnelles
• Autonomie, rigueur, sens du service et de la confidentialité
• Leadership et capacité à superviser des équipes pluridisciplinaires
• Dynamisme, proactivité et capacité à évoluer dans un environnement exigeant

Dossiers de candidature

Envoyez votre CV et lettre de motivation en y précisant votre prétention salariale à: rh@highpotentialtalents.com
Objet : Candidature – Office Manager
Date limite : le 14 juillet 2025