Offre d’Emploi : Secrétaire de Direction Senior
Spécialisée Professions Immobilières

I- Type de Contrat :

• CDI, après une période d’essai de 3 mois renouvelable (si concluant : CDI confirmé automatiquement) ;
• Avantages du Poste :
- Assurance Maladie ;
- Prime de performance ;
- Environnement de travail structuré, stable, et dynamique ;

II- Objectif du Poste :

Nous recrutons une Secrétaire de Direction Senior hautement qualifiée et expérimentée, exclusivement issue du secteur immobilier, pour assister la Direction Générale et les chefs de service dans la gestion du développement stratégique, administrative, commerciale et juridique de l’agence. Elle devra maîtriser l’ensemble des spécificités du fonctionnement d’une agence immobilière et être capable de représenter la Direction avec professionnalisme et rigueur.

III- Missions Principales :

• Assurer le suivi administratif intégral des activités de la direction (gestion des dossiers clients, mandats, contrats, courriers, PV de réunion, etc.) ;
• Gérer de manière proactive l’agenda de la direction, les rendez-vous, les déplacements, les réunions (avec discrétion et professionnalisme) ;
• Être la courroie de transmission entre la direction, les services internes (commercial, marketing, comptabilité), les partenaires externes et les clients ;
• Superviser et assurer le classement & archivage rigoureux des dossiers immobiliers (baux, mandats, compromis, actes administratifs divers …) ;
• Gérer la correspondance administrative et commerciale en français professionnel (écrite & orale) ;
• Participer activement à la préparation des documents contractuels immobiliers en lien avec les notaires et les juristes ;
• Appuyer la direction dans le suivi des indicateurs de performance, la relance commerciale, et la coordination opérationnelle avec les partenaires clés ;
• Assurer une interface professionnelle avec les entités publiques (mairies, cadastre, conservatoire, ministère, impôts, cnps …) ;
• Prendre en charge l’organisation des réunions stratégiques (ordre du jour, synthèse, procès-verbaux, compte-rendu de réunion) ;
• Garantir la confidentialité absolue sur les dossiers et informations stratégiques de l’entreprise.

Profil du poste

I- Formation et Qualifications :

• Diplôme requis :BTS, Licence ou Master en Secrétariat de Direction ou en Professions Immobilières (obligatoire).

NB : Aucune autre filière n’est recevable sauf si justifiée par une expérience stricte et continue dans des agences immobilières reconnues. Avoir travaillé en agence immobilière et occupé le secrétariat de direction est une condition de recevabilité des candidatures.

II- Expérience exigée :

• Minimum 4 ans d’expérience continue au poste de secrétaire de direction au sein exclusivement d’agences immobilières ;
• Doit pouvoir justifier de son rôle actif dans la gestion administrative de dossiers immobiliers complexes (vente, location, VEFA, litiges fonciers, mandats…) ;
• Références professionnelles à fournir obligatoirement pour chaque expérience citée ;

III- Compétences et Qualités Recherchées :

• Connaissance approfondie des procédures et documents propres à l’immobilier (mandats, VEFA, baux, actes notariés, etc.) ;
• Maîtrise de l’organisation administrative d’une agence immobilière (flux de dossiers, relations notaires, conservations foncières, etc.) ;
• Excellente capacité de rédaction professionnelle (notes, courriers, contrats, PV…) ;
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et logiciels de gestion immobilière appréciée ;
• Sens aigu de l’organisation, de la gestion des priorités et de la discrétion professionnelle ;
• Très bonne présentation et communication orale : contacts avec les clients VIP, investisseurs, administrations, etc ;
• Capacité à travailler sous pression, gérer plusieurs dossiers à la fois avec un grand sens du détail ;
• Bonne culture générale et esprit de synthèse ;
• Notions basiques d’anglais professionnel (échanges écrits et oraux simples) ;
• Permis de conduire et autonomie dans les déplacements professionnels si besoin.

Dossiers de candidature

Conditions de Candidature :

• Être actuellement libre de tout engagement professionnel ;
• Dossier complet à envoyer en un seul fichier PDF scanné, contenant :

- CV détaillé avec expériences et références vérifiables ;
- Lettre de motivation précise (exposant motivation, vision du métier, et valeur ajoutée).

À adresser à : rh@trabad.com