AVIS DE RECRUTEMENT

Intitulé du poste : Stagiaire LnD - Initiatives de Coordination (H/F)
Type de Poste : Stage
Médecins sans frontières est une organisation non gouvernementale médicale humanitaire internationale fondée en 1971 . Elle porte assistance à des populations dont la vie ou la santé sont menacées, en cas de conflits armés, d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou d'exclusion des soins.

Description du poste

Le/la Stagiaire LnD Initiatives de Coordination - LnD Intern Coordination Initiatives, travaille au sein du Abidjan Learning Center. Il/elle fait preuve de réactivité nécessaire pour mener à bien les activités de développement et formation pour l’offre d’apprentissage au sein de MSF Belgique.
Il/elle est responsable de la bonne organisation et coordination des tâches dont il/elle a la charge.
Il/elle rapporte au LnD Team Leader et l’assiste dans la coordination des activités du Abidjan Learning Center.

Sous la responsabilité de la LnD Team Leader, le/la Stagiaire LnD initiatives de coordination est chargé(e) de :

Tâches

1. Utiliser de façon adéquate les procédures, processus et outils mis en place, pour s’assurer de la conformité de l’approche utilisée et de la standardisation du service en matière de coordination des activités du Abidjan Learning Center.

2. Collaborer avec les autres membres de l’équipe pour assurer une continuité des activités

3. Dans le cadre du planning et de l’organisation des sessions, communiquer avec :
• Les RH des missions et les participant(e)s officiellement sélectionné(e)s pour les formations
• Les participant(e)s/missions/siège pour compiler le dossier visa (quand complet, à transférer vers le Support à la mobilité du bureau d’Abidjan)
• Les facilitateur(trice)s pour préparer leur visa, documents nécessaires pour la formation et la mise en place de la salle
• Les hôtels partenaires pour planifier les activités et s’assurer du suivi du process communiqué (allocation des chambres, heures de pauses, déjeuners, mouvements à l’aéroport, Wifi, Sono, etc…)
• Tous autres partenaires ou employé(e)s MSF spécifié(e)s dans le cadre de la procédure

4. Organiser administrativement les sessions de développement et formations en lien avec les Initiatives de Coordination
• Communiquer les demandes de visas au Support à la mobilité du bureau d’Abidjan et transférer les titres de séjours des visiteurs du Abidjan Learning Center
• Effectuer des suivis avec le Support à la mobilité du bureau d’Abidjan pour obtenir sur le statut des demandes de visa
• Communiquer les besoins en mouvements pour l’accueil et le dépôt des participant(e)s à l’aéroport à la Logistique du bureau d’Abidjan
• Briefer les Chauffeurs des hôtels partenaires sur le protocole
• Gerer l’organisation des mouvements avec les Chauffeurs des hôtels partenaires et les Chauffeurs du bureau d’Abidjan et effectuer un suivi avec La LnD Team Leader pour les cas bloquants
• Tinir à jour et communiquer les détails pratiques aux participant(e)s aux formations et à leur RH, de même qu’aux facilitateur(trice)s et l’Unité LnD du OC ou partenaire qui finance l’activité
• Tenir à jour le fichier de suivi de coordination et les dossiers
• Tenir à jour le fichier de stock

5. Organiser de façon pratique et effective la coordination des sessions de formation
• Préparer les salles
• Effectuer le « hand over » avec les facilitateur(trice)s
• Préparer les perdiems avec la finance du bureau d’Abidjan
• Servir de point focal pour l’organisation des sessions
• S’assurer de suivre les litiges bagages et/ou autres avec l’aéroport
• Effectuer le suivi avec les hôtels partenaires sur le logement des visiteurs du Abidjan Learning Center
• S’assurer que les visiteurs du Abidjan Learning Center ont reçu les documents : briefing sécu et les guides « Welcome to Abidjan » par email avant leur arrivée
• Communiquer le planning des arrivées aux hôtels et à la Logistique du bureau d’Abidjan (lorsqu’applicable) pour la récupération à l’aéroport et effectuer un suivi pour s’assurer du bon déroulement
• charger de l’impression des documents liés à la formation (Supports, Attestations etc.)
• Préparer les salles selon les requêtes des facilitateur(trice)s
• Assurer le suivi auprès des visiteurs du Abidjan Learning Center pour faciliter leur séjour (logement, activités découverte, sécurité, déplacements, etc…)
• Communiquer les sondages de satisfaction aux facilitateur(trice)s et les récuperer pour l’entrée de données dans le template
• Transmettre les sondages par email aux participant(e)s connectés en ligne
• Compiler les sondages et archiver les sondages papiers
• Rédiger la liste des « quotes » provenant des commentaires des sondages ou les emails des visiteurs du Abidjan Learning Center
• Transmettr les messages d’aurevoir aux visiteurs du Abidjan Learning Center pour clôturer et motiver le transfert des connaissances
• Clôturer les demandes d’avances menées

6. Gérer les rdvs et la récupération des passeports des visiteurs DST du Abidjan Learning Center

7. Contribuer aux sur des activités connexes du Abidjan Learning Center

Profil du poste

• Formation : Niveau BAC + 3
• Un minimum de 3 à 6 mois d’expérience de stage à un poste en formation, ressources humaines ou administration
• Connaissance dans l’utilisation des dossiers partagés
• Expérience dans l’utilisation de Outlook
• Maîtrise du Français (oral/écrit)
• LA connaissance de l’anglais est un atout
• Aisance avec la suite office (Word, Excel, Powerpoint)

Qualités requises

• Avoir un sens de l’organisation
• Faire preuve de curiosité
• Être disposé(e) à apprendre et à se développer professionnellement
• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et une excellente aptitude en communication orale et écrite
• Être doté(e) d’un excellent sens relationnel et savoir allier rigueur et méthode dans son travail
• Être dynamique, motivé(e) à travailler, respectueux(se) et engagé(e)
• Capacité à travailler dans un environnement pluridisciplinaire et multiculturel
• Esprit d’équipe
• Aisance dans la suite office (Word, Excel, Powerpoint)
• Être orienté(e) client(e) et résultats

Dossiers de candidature

Constitution et transmission des dossiers
Les dossiers de candidature doivent comprendre les 4 éléments suivants :
1. Une lettre de motivation;
2. Un curriculum vitae détaillé ;
3. Une photocopie des diplômes obtenus ;
4. Les contacts de trois (3) références professionnelles

Les dossiers de candidature doivent être soumis par email à l’adresse suivante: msfocb_abidjan_recruit@brussels.msf.org au plus tard le 29 juin 2025 à 23 heures 59 minutes GMT en spécifiant comme objet : « Candidature au poste de Stagiaire LnD – Initiatives de Coordination Abidjan Learning Center »,.
Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s. MSF se soucie de la protection de vos données. En soumettant votre candidature, vous acceptez que MSF utilise vos données personnelles. Pour plus d'informations, consultez notre avis de confidentialité destinée aux candidats.