L’assistante administrative BTP assure le suivi administratif des chantiers, la gestion documentaire, le lien entre les équipes sur le terrain et le bureau, et participe au bon fonctionnement des opérations.
-Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur
-Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier présentation, note de service, formulaire..)
-Classer les documents
1. Gestion administrative courante :
Rédaction, mise en forme et envoi de courriers, comptes rendus, devis, bons de commande, etc.
Accueil téléphonique et physique, traitement des mails et courriers entrants/sortants.
Classement, archivage et tenue des dossiers (chantier, fournisseurs, clients).
2. Suivi des chantiers :
Préparation et suivi des dossiers administratifs des chantiers (plans, DICT, autorisations…).
Tenue des tableaux de bord de suivi (planning, dépenses, avancement…).
Préparation des documents pour les réunions de chantier et suivi des rapports.
3. Gestion du personnel :
Suivi des heures du personnel chantier (pointages, absences, congés).
Préparation des documents d'embauche .
Interface avec le service paie et les intérimaires.
4. Suivi comptable et fournisseurs :
Saisie et suivi des factures fournisseurs et sous-traitants.
Relance des bons à payer et suivi des règlements.
Suivi des devis, commandes et livraisons.
Profil du poste
Compétences requises :
Techniques :
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
Connaissance des logiciels de gestion
Notions de comptabilité et gestion des appels d’offres (souhaité).
Personnelles :
Rigueur, sens de l’organisation.
Polyvalence et réactivité.
Discrétion, fiabilité et sens du service.
Aisance relationnelle avec les équipes internes et partenaires externes.
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