L’assistant(e) administratif(ve) et financier(e) est responsable de l’exécution des tâches comptables et extra comptables, particulièrement de la gestion des fonds alloués aux activités de terrains des programmes, des décaissements et paiements et de la saisie de ces transactions comptables.

Il/Elle fait le suivi des budgets des activités des programmes, sous le contrôle et la supervision directe du chargé des finances.

Il/Elle travaille à un suivi des tâches administratives dans le sous-bureau en étroite collaboration le département Administratif et des Ressources humaines
Ces responsabilités inclus de manière non exhaustives les points suivants :

A- FINANCES ET COMPTABILITE

- Contrôler le niveau des lignes budgétaires activités ;
- Préparer pour validation toutes les dépenses sollicitées par les projets en s'assurant de l'existence d'un budget approuvé, la disponibilité de fonds suffisants dans la ligne budgétaire pour engager les dépenses prévues.
- Effectuer tous les paiements du bureau (Cheque, virement, paiement mobiles) et s’assurer de l’exhaustivité des liasses comptables avant saisie dans le système (Requête approuvé, PV de sélection, Bon de commande, bon de livraison, Acquittement, décharge de réception, ligne budgétaire … ;
- Faire les imputations comptables suivant les orientations du Finance Officer ;
- Saisir au jour le jour et de façon chronologique, toutes les transactions comptables de la période dans le logiciel de comptabilité du bureau ;
- Assister le suivi de la consommation du carburant et le remplissage du carnet de bord.
- Faire la revue et la réconciliation des avances de fonds mis à la disposition des agents des programmes.
- Tenir á jour un suivi extracomptable des transactions bancaires
- Faire le suivi des paiements en suspens sur la réconciliation bancaire après chaque clôture mensuelle.
- Soutenir et conseiller les programmes sur les procédures d’avance et de justification de fonds de façon régulière.
- Participer aux missions de terrain pour évaluer les conditions de l’utilisation des fonds mis à la disposition des agents du terrain et voir comment améliorer le support.
- Participer à l’élaboration du rapport financier mensuel et documents de travail du mois à l'attention du de la directrice des finances ;
- Préparer l'état mensuel des avances non encore justifiées à l'attention du Finance Officer et suit leur apurement ;
- Assister le Finance Officer dans l’élaboration des rapports de suivi budgétaire Budget vs Acutals BvAs
- S’assurer de l’archivage des pièces comptables de toutes les transactions du mois


B- BUDGET ET SUIVI BUDGETAIRE :

- Assister dans l’élaboration et à la révision du budget annuel du bureau ;
- Assister dans l’élaboration des budgets des projets ;
- Assister dans la préparation des demandes de fonds adressées au Siège (Wire Transfer) et aux différents bailleurs en soumettant les documents appropriés ;
- Assister dans la supervision et
le suivi de la gestion comptable des structures sous bénéficiaires des fonds des Projets ;

C- ADMINISTRATION :

- Appuyer l’orientation des nouveaux staffs recrutés, aux procédures de Helen Keller Int’l
- Assister le staff terrains dans le remplissage et la soumission dans les délais des TimeSheet.
- Assurer la gestion administrative des archives de façon rationnelle, afin de faciliter les recherches de documents du bureau sous-bureau en collaboration avec la Responsable Administrative et Ressources Humaines
- Accueillir et facilite l’orientation du personnel entrant ou sortant en collaboration avec la Responsable Administrative et Ressources Humaines
- Assurer la fluidité interne de la diffusion, transmission et exécution des informations administratives (courriers, note de service,)
- Faciliter les visites (missions externes) au sous-bureau en collaboration avec la Responsable Administrative et Ressources Humaines

D- AUTRES
- Assister dans la préparation des missions d’Audit du bureau ;
- Assister dans le suivi des activités d’audit interne ou externe ;
- Assister dans les réponses aux sollicitations de contrôle interne ;
- Exécuter toute autre tâche assigner par la hiérarchie ;
- Appuyer l’orientation des nouveaux staffs recrutés,

Profil du poste

Qualifications et Compétences Requises

• Licence en gestion financière, comptabilité, administration ou autre combinant administration et finance ou un diplôme universitaire équivalent
• Expérience professionnelle d'au moins (3) ans dont au moins (02) ans dans un poste similaire, de préférence dans une ONG internationale, ou combinaison équivalente d'études et d'expérience.
• Expérience en matière de comptabilité et finances, et/ou administration de bureau avec une bonne expérience d’assister les opérations sur le terrain
• Bonne capacité organisationnelle, avec capacité de travailler en autonomie dans un environnement caractérisé par des délais précis et serrés.
• La connaissance des règlements des donateurs, et/ou d'autres agences de développement de gouvernements étrangers, et d'autres agences de développement multilatérales est un atout.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale en français.
• Bon niveau (parlé et écrit) en anglais.
• Connaissance avérée des systèmes de comptabilité en ligne indispensable ;
• Très bonne connaissance de l'informatique, notamment de la suite bureautique Microsoft (Word ; Visio ; PowerPoint ; Outlook), et solides compétences en Excel avancé,
• Aptitude à :
o Exercer des fonctions qui requièrent une grande attention aux détails ;
o Hiérarchiser la charge de travail, assumer la responsabilité du travail et 'en assurer le suivi jusqu'à son achèvement.
o Maintenir un équilibre en cas de stress.
o Expérience de Travail dans une structure organisationnelle décentralisée avec une approche hautement collaborative.

Dossiers de candidature

Les candidats qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae à en indiquant le titre du poste dans l'objet à l’adresse : kgconultingsa@gmail.com