Gestion administrative

- Responsable du développement et de l'amélioration des systèmes de gestion de bureau et des flux de travail, et de la supervision de leur mise en œuvre.

- Coordonner les tâches administratives quotidiennes, notamment le traitement des documents, la gestion des archives, l'utilisation des scellés et la distribution des fournitures de bureau.

- Maintenir l'ordre dans l'environnement du bureau, résoudre les problèmes liés aux installations et veiller à ce que le bureau fonctionne de manière propre, sûre et efficace.

Coordination et soutien de l'équipe

- Gérer l'équipe administrative, répartir les tâches et guider/superviser les performances du personnel.

- Superviser la gestion des présences des employés, la planification des équipes et la coordination des vacances et des jours ouvrables.

- Aider à organiser la formation des employés, les activités de renforcement de l'esprit d'équipe et améliorer l'efficacité de la collaboration au sein de l'équipe.

3. Gestion des biens et des stocks

- Gérer l'acquisition, l'enregistrement, l'entretien et l'inventaire des équipements de bureau et des actifs fixes.

- Gérer les stocks de fournitures de bureau et de consommables, contrôler les coûts d'approvisionnement et optimiser l'efficacité des ressources.

- Assurer la liaison avec la gestion immobilière et les fournisseurs, et gérer la location des bureaux, les services publics et la logistique du réseau informatique.

Organisation de réunions et d'événements

- Organiser des réunions au niveau de l'entreprise, des réceptions importantes, et prévoir les lieux, l'équipement et le soutien logistique.

- Préparer les procès-verbaux des réunions et assurer le suivi des mesures à prendre.

- Planifier et organiser des activités pour les employés (par exemple, des fêtes annuelles, des festivals) afin de stimuler l'engagement des employés.

5. Optimisation des processus et communication

- Coordonner les ressources interdépartementales pour s'assurer que les services administratifs répondent efficacement aux besoins des départements.

- Analyser régulièrement les flux de travail, proposer des améliorations et promouvoir les outils numériques/automatiques.

- Traiter les urgences et les tâches ad hoc afin de résoudre rapidement les problèmes.

6. Sécurité et conformité

- Appliquer les protocoles de sécurité du bureau, effectuer régulièrement des inspections de sécurité et de lutte contre l'incendie.

- Mettre en œuvre des politiques de confidentialité pour protéger les documents et les données sensibles.

- Maintenir la discipline au bureau et proposer des mesures de rectification en cas d'infraction.

Profil du poste

Bac +2/3 minimum en Administration, Gestion, Secrétariat, ou domaine équivalent.
Etre Billingue ( ANGLAIS - FRANCAIS )
Expérience :
Minimum 2 ans d’expérience dans un poste similaire.

Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Bonne capacité rédactionnelle en français (et en anglais selon le contexte).

Bonne connaissance des procédures administratives.

Compétences comportementales :
Sens de l’organisation et rigueur.

Discrétion et confidentialité.

Bon relationnel et esprit d’équipe.

Capacité à gérer les priorités et à travailler sous pression.

Proactivité et autonomie.

Dossiers de candidature

Pour postuler veuillez svp envoyer votre Cv au contact suivant : transsion.recrutements@gmail.com