LE POSTE :

Sous la supervision du chef de division, l'assistant aux opérations aidera principalement l'équipe à mettre en œuvre et à suivre son programme de travail, y compris le soutien administratif technique dans des domaines spécifiques tels que la préparation des missions, l'approvisionnement et le décaissement, ainsi que la supervision de la qualité du portefeuille.

FONCTIONS CLÉS :

L'assistant aux opérations assumera les tâches et responsabilités suivantes :

1. Fournir un soutien opérationnel à l’équipe, couvrant à la fois les opérations de prêt et hors prêt.
2. Gérer le système d'archivage électronique des données de l'équipe.
3. Gérer la base de données de la division et effectuer toute tâche liée à la saisie et à l'analyse des données, selon les besoins.
4. Coordonner la préparation et le suivi du programme de travail annuel.
5. Coordonner la préparation et le suivi du programme trimestriel de mission.
6. Compiler la base de données du portefeuille de la division / Opérations souveraines, fonds fiduciaires, initiatives spéciales, cofinancement).
7. Compile et présente des données sur les projets (gérés par les pôles régionaux) et les fonds fiduciaires liés aux secteurs relevant de la division.
8. Rapport sur l'exactitude et l'exhaustivité des données TFMS (Trust Fund Management System), SAP (System Applications and Products), BPPS (Bank-Wide Program Processing Schedule) et SRAS (Strategic Resources Assessment Software).
9. Préparer et suivre l’exécution du budget administratif et déterminer/recommander l’allocation des fonds lorsque nécessaire.
10. Assister au recrutement des consultants, initier le traitement SAP de leurs contrats, préparer les bons de prestations, traiter leurs paiements et en assurer le suivi auprès des services Comptabilité et Trésorerie concernés.
11. Préparer des rapports mensuels, trimestriels et annuels sur la gestion et la performance des activités de la division.
12. Faciliter la formation des gestionnaires de tâches sur l'utilisation des systèmes BPPS, SAP, TFMS et autres.
13. Aider à la préparation des documents, des notes d’information, des feuilles de calcul et de la correspondance nécessaires à la gestion du programme de travail et des projets/programmes.
14. Aider à la préparation et à l’organisation d’activités telles que des séminaires, des ateliers, etc.

AUTRES TÂCHES :

1. Coordonner les questions avec le Département des services informatiques de l'entreprise (CHIS), si nécessaire, pour toutes les questions relatives au système SAP / BPPS / ATRS / SRAS / TFMS et aux autres technologies de l'information; jouer le rôle de personne-ressource SAP dans la division et le département; fournir une assistance technique au personnel dans l'utilisation de SAP.

2. Prendre des notes lors des réunions, rédiger la correspondance et préparer les procès-verbaux selon les besoins.

3. Effectuer toute autre tâche demandée par l’équipe.

COMPÉTENCES (aptitudes, expériences et connaissances)

1. Être titulaire au minimum d'un baccalauréat, en administration publique, en logistique, en gestion, en technologie de l'information ou dans un domaine connexe.
2. Avoir au moins 5 années d’expérience progressivement pertinente et pratique (ou au moins 4 années d’expérience pertinente dans des rôles administratifs et de secrétariat, dans un bureau d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires).
3. Capacité à travailler en équipe et à fournir un soutien aux autres membres de l’équipe si nécessaire.
4. Capable de travailler sous pression dans le cadre dynamique d'un environnement international et multiculturel en traitant rapidement et efficacement les demandes internes et externes.
5. Capacité à gérer des demandes simultanées et changeantes, des priorités et des délais serrés.
6. Connaissance des tâches administratives.
7. Excellentes communications écrites et verbales en anglais ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue.
8. Maîtrise de l'utilisation des équipements standards (ordinateur, fax, scanner, photocopieurs etc.).
9. Maîtrise des logiciels Microsoft standards (Word, Excel, Access, PowerPoint). La connaissance de SAP serait un atout.

CE POSTE EST CLASSÉ COMME RECRUTEMENT INTERNATIONAL ET BÉNÉFICIE DE CONDITIONS D'EMPLOI INTERNATIONALES.

Les candidats répondant pleinement aux exigences de la Banque et retenus pour une évaluation plus approfondie seront contactés. Les candidats doivent soumettre un curriculum vitae (CV) concis et tout document complémentaire requis. Le Président de la Banque africaine de développement se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur. La Banque africaine de développement souscrit au principe d'égalité des chances. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.  http://www.afdb.org

Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne demande aucun paiement de quelque nature que ce soit aux candidats tout au long du processus de recrutement (dépôt de candidature, examen du CV, entretien et traitement final des candidatures). De plus, la Banque ne demande aucune information sur les comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité en cas de publication frauduleuse d'offres d'emploi en son nom ou, de manière générale, d'utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit  . 

Veuillez noter que la Banque n'accepte pas la double nationalité. Par conséquent, vous êtes tenu d'indiquer la nationalité que vous souhaitez voir prise en compte par la Banque tout au long de votre carrière, si vous êtes embauché. Veuillez joindre les pièces justificatives délivrées par le gouvernement, telles que passeport, carte nationale d'identité, certificat, etc.

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