• Superviser et gérer les fonctions administratives de l'organisation pour assurer le bon déroulement de toutes les activités commerciales. Votre objectif sera d'optimiser les processus administratifs, de maintenir une gestion efficace du bureau et de diriger une équipe dédiée pour soutenir les différents départements dans l'atteinte de leurs objectifs.
• Gérer les activités administratives impliquant l'achat d'équipements de bureau, l'achat d'articles de bureau, l'entretien ménager, la sécurité, la sécurité des employés, etc. 
• Planification et préparation de rapports mensuels concernant le financement requis pour l'entretien de l'infrastructure et des installations de bureau.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

• Planifier et coordonner les procédures et systèmes administratifs et concevoir des moyens de rationaliser les processus 

• Collecter, organiser et stocker les informations à l'aide de systèmes de classement. 

• Assurer un flux d'informations fluide et adéquat au sein de l'entreprise pour faciliter les opérations. 

• S'assurer que la gestion des documents est fournie conformément aux dispositions légales et aux normes de qualité de la société. Assurer la fourniture de tous les services auxiliaires et d'entretien ménager 

• Surveiller l'inventaire des fournitures de bureau et l'achat de nouveau matériel en tenant compte des contraintes budgétaires 

• Gestion des contrats (contrat de location et autres contrats administratifs). Contrôle des coûts et mise en œuvre rapide des projets RH et administratifs. 

• Superviser la gestion des contrats de service et des accords de niveau de service pour les services externalisés. 

• Superviser le processus d'acquisition de nouveaux fournisseurs de services liés à tous les services externalisés pertinents de la section administrative 

• Gestion d'événements, organisation de réunions, organisation de voyages et réservations d'hôtel pour les clients et les employés 

• Surveiller les coûts et les dépenses pour aider à la préparation du budget 

• Veiller à ce que les opérations respectent les politiques et les réglementations 

• Rester au courant de tous les changements organisationnels et développements commerciaux
• Organisateur de l'aménagement des bureaux, maintien de l'état des bureaux. Gérer la réparation, l'entretien et le remplacement de l'équipement, du mobilier, de l'ameublement. Allouer des bureaux en fonction des besoins 
• Organisateur de l'aménagement des Guest house et des maisons, maintenir leur état et gérer la réparation, l'entretien et le remplacement de l'équipement, des appareils électroménagers, du mobilier, etc., 
• Gérer l'entretien de l'équipement et des fournitures pour répondre aux normes de santé et de sécurité 
• Organisateur du parc automobile administratif et gérer les réparations, l'entretien des véhicules, etc. 
• Fournir un soutien général aux visiteurs. Aide au processus d'accueil pour les nouvelles embauches 
• Assurer la liaison avec les Départements de gestion des installations (Maintenance, Electricité, etc…), et comprend les services de nettoyage, de restauration et de sécurité. 
• Inspecter les structures des bâtiments pour déterminer le besoin de réparations ou de rénovations 
• Veiller à ce que les autorisations de voyage (Ordre de mission), les visas et autres documents de voyage nécessaires pour le comité de direction et le personnel voyageant hors du pays pour des fonctions officielles se feront rapidement. 
• Prendre des dispositions pour la réinstallation des employés, ce qui comprend des dispositions pour leurs besoins familiaux tels que l'admission à l'école, le transport et la prise en charge des besoins de leur ménage. 
• Examiner la consommation des services publics et s'efforcer de minimiser les coûts 
• Superviser tout le personnel des installations (gardiens, techniciens, gardiens de terrain, etc.) et les entrepreneurs externes 
• Contrôle des activités telles que l'attribution des places de stationnement, l'élimination des déchets, la sécurité des bâtiments, etc. 
• Effectuer des analyses et des prévisions 
• Contribuer à la performance globale du service par l'exécution des objectifs qui lui ont été fixés. 
• Procéder à son évaluation de performance (Evaluation PMS). 
• Assister aux formations organisées pour renforcer les compétences. 
• Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées par le Country Head, HAMA. 

Éducation et expérience professionnelle 

• BAC+ 3 ou équivalent en administration des affaires, gestion des services de bureau et des installations, ou dans un domaine connexe .
• Un MBA sera un atout supplémentaire
• 8 ans d'expérience substantielle

Compétences et aptitudes

• Bonne compréhension des tendances, des défis, des opportunités, des réglementations et des législations relatives à l'industrie de la fabrication du ciment. 

• Bonne connaissance des activités commerciales de DCCI, des produits et des services offerts. 

• Compréhension des politiques et procédures générales en matière de ressources humaines 

• Bonne connaissance de la législation du travail 

• Excellentes aptitudes à la communication et aux relations humaines 

• Aptitude à la résolution de problèmes 

• Désir de travailler en équipe avec une approche ciblée sur les résultats 

• Maîtrise de l'utilisation de MS Office Word et Excel, et de SAP 

• Parler et écrire couramment l'anglais ; 

• Connaissance approfondie des politiques et des normes QHSE locales et approuvées par le DCCI 

• Bonne connaissance des normes ISO 

• Assurance santé privée
• Apprentissage et développement

POSTUEZZZ!