FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :

Relevant du chef des finances et de l'administration, l'assistant administratif est chargé de fournir une gamme de fonctions de soutien administratif spécialisées comme suit :

• Gestion des voyages, y compris les réservations d'hôtels/billets d'avion et le traitement des documents de voyage dans le système d'entreprise SAP.
• Gestion des actifs et des fournitures. Cela comprend les articles d'inventaire de bureau, la facilitation des achats et des cessions selon les besoins.
• Responsable des micro-achats et interaction avec les collègues pour garantir que les processus d'approvisionnement sont suivis et garantissent le respect des politiques organisationnelles.
• Aider le chef d'unité à initier, traiter et conserver les dossiers de toutes les actions d'approvisionnement (émission de PR, MPO, spécifications d'appel d'offres). Demander des mises à jour des dossiers des fournisseurs, si nécessaire.
• Soutien administratif aux conférences, ateliers et retraites, y compris la réservation des lieux, l'organisation des voyages et l'hébergement des participants.
• Gérer les avances opérationnelles en assurant un suivi et une documentation adéquats. Traiter et suivre les factures administratives pour approbation et paiement.
• Assurer la liaison avec d’autres fonctions et des sous-traitants tiers pour permettre une prestation de services efficace.
• Rédiger la correspondance de bureau relative au domaine de responsabilité pour signature par le chef d'unité ;
• Effectuer d’autres tâches connexes, au besoin.

COMPÉTENCES TECHNIQUES / FONCTIONNELLES REQUISES

• Une connaissance des réglementations de l’ONU dans les domaines des voyages, des achats, des stocks et de la gestion des ateliers serait souhaitable.
• Connaissances spécialisées de l'utilisation de MS Office et SAP
• Bonnes capacités d’analyse et capacité à identifier et à recommander des corrections aux problèmes de procédure.
• Capacité à travailler efficacement avec des personnes d’origines nationales et culturelles différentes.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE DE RECRUTEMENT REQUISES

Éducation

• Diplôme en commerce ou dans d'autres domaines connexes

Expérience

• Cinq années ou plus d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le secteur d’activité concerné, avec une expérience dans le travail administratif général.

Compétences en communication et en langue

• Maîtrise (niveau C) du français et excellente communication orale et écrite en anglais.

CADRE DE LEADERSHIP DU PAM

Le Cadre de leadership du PAM guide les normes communes de comportement qui guident la manière dont nous travaillons ensemble pour accomplir notre mission.

Cliquez ici pour accéder au Cadre de leadership du PAM

LOGEMENT RAISONNABLE

Le PAM s'engage à soutenir les personnes handicapées en proposant des aménagements raisonnables tout au long du processus de recrutement. Si vous avez besoin d'un aménagement raisonnable, veuillez contacter :  global.inclusion@wfp.org

AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ

Les Nations Unies ne facturent aucuns frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autres frais liés au processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une demande de paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. De plus, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d'être particulièrement vigilant lorsque vous soumettez des informations personnelles sur Internet.

RAPPELS AVANT DE SOUMETTRE VOTRE DEMANDE

• Nous vous recommandons fortement que votre profil soit précis, complet et qu'il inclue vos antécédents professionnels, vos qualifications académiques, vos compétences linguistiques et votre grade UN (le cas échéant).

• Une fois votre profil complété, veuillez postuler et soumettre votre candidature.

• Assurez-vous de télécharger votre CV professionnel en anglais.

• Veuillez noter que les seuls documents que vous devrez soumettre à ce stade sont votre CV et votre lettre de motivation.

• Des documents supplémentaires tels que passeport, lettres de recommandation, certificats académiques, etc. peuvent potentiellement être demandés ultérieurement.

• Veuillez nous contacter à global.hrerecruitment@wfp.orgau cas où vous rencontreriez des difficultés lors de la soumission de votre candidature

• Seuls les candidats présélectionnés seront informés

Toutes les décisions d'embauche sont prises en fonction des besoins organisationnels, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s'engage à offrir un environnement de travail inclusif, exempt d'exploitation et d'abus sexuels, de toute forme de discrimination, de harcèlement, de harcèlement sexuel et d'abus d'autorité. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés seront soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.

Aucun poste, sous quelque forme que ce soit, ne sera proposé aux membres du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires des Nations Unies (CCQAB), de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité financier de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d’audit du PAM, du Corps commun d’inspection (CCI) et d’autres organismes similaires au sein du système des Nations Unies ayant des responsabilités de surveillance du PAM, tant pendant leur service que dans les trois ans suivant la fin de ce service.

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