Accueillir, identifier, orienter les visiteurs, les clients, les prestataires, les communications téléphoniques et traiter les courriers dans le respect des procédures internes.

• Assurer la réception des appels téléphoniques en respectant les normes propres à l’entreprise (filtrage, identification de l’appelant, qualification de l’appel, reformulation…) ;
• Prendre les messages, les transmettre au destinataire et les enregistrer dans le tableau de suivi ;
• Assurer l’accueil et le filtrage des visiteurs de l’entreprise, les mettre en relation avec le service concerné en appliquant les procédures prévues (exemple : clients, fournisseurs avec ou sans rendez-vous, demandeurs d’emploi…) ;
• Dépouiller, enregistrer, faire les éventuelles copies, ventiler le courrier arrivé ;
• Enregistrer, préparer les décharges, ventiler pour distribution le courrier départ ;
• S’assurer du bon fonctionnement du photocopieur et du scanner (alimentation en papier, en encre ou toner, aide aux collègues, remonter les dysfonctionnements) ;
• Assistance aux travaux de reprographie (copies, reliure, plastification, …) ;
• Veiller à la mise à disposition de dépliants d’information à jour ;
• Faire remonter les anomalies constatées dans le hall d’accueil (split, télévision, etc.) ;
• Maintenir l’ordre et la propreté de son environnement de travail ;
• Rendre compte de toutes les anomalies constatées (réclamation).

Profil du poste

• Excellente présentation ;
• Parfaite élocution ;
• Aptitude à bien communiquer, la courtoisie étant exigée ;
• Capacité à jongler entre diverses tâches ou interlocuteurs en même temps ;
• Utilisation de l’outil bureautique : Word, Excel, M-Files.
• Adapter son comportement à des situations évolutives ;
• Contrôle de soi pour agir efficacement en cas de situations imprévues ou irritantes ;
• Respect de la hiérarchie ;
• Respect de la confidentialité ;
• Esprit collaboratif et disponibilité.

Dossiers de candidature

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