RÉSUMÉ DU POSTE :

Ce poste joue un rôle de supervision stratégique dans l’amélioration de la conformité aux politiques de CARE et aux réglementations des donateurs. Ce poste assure le partenariat stratégique avec le bureau régional, l’alignement et la coordination transparente entre les opérations d’AMS et de RMU, améliorant ainsi la conformité et l’efficacité de la gestion à tous les niveaux de l’organisation.

Leadership des politiques et assurance de la conformité : Agir en tant qu’intendant principal et conseiller technique pour les politiques de gestion des ententes et des ententes de financement des partenaires, en assurant une surveillance rigoureuse de la conformité et une gestion des risques pour les subventions et les ententes avec les donateurs.

Orientation et soutien d’experts : Fournir des services d’interprétation, de résolution de problèmes et des conseils sur les règles et réglementations des donateurs, y compris celles du Gouvernement des États-Unis, de l’UE, d’ECHO, des agences des Nations Unies et des donateurs privés, en veillant à ce que tous les niveaux organisationnels, des bureaux de pays au siège, soient conformes et bien informés.

Supervision stratégique de la gestion des subventions : Établir un partenariat stratégique avec le bureau régional et diriger la supervision de la fonction des subventions et des contrats dans la région, en administrant le cycle de vie des subventions et des contrats afin de garantir le respect des politiques des donateurs et de CARE, améliorant ainsi l’efficacité et la responsabilisation des processus de gestion des subventions.

Renforcement des capacités et gestion des risques : Diriger le programme de renforcement des capacités et de formation en matière de gestion des subventions et de conformité dans la région afin de renforcer la capacité de conformité au sein des commandants et des équipes partenaires, en offrant une formation sur mesure et des systèmes de soutien robustes pour atténuer les risques et améliorer la santé de la conformité.

Engagement stratégique collaboratif : Participez activement à la planification stratégique et opérationnelle avec l’équipe des directeurs des services commerciaux de RMU, en mettant l’accent sur l’intégration de la conformité et la prise de décisions stratégiques pour faire progresser les objectifs organisationnels.

Gestion matricielle (méthodes de travail et de communication)

Rendra compte au directeur de la gestion des prix et de la conformité d’AMS et indirectement à l’équipe des directeurs des services commerciaux de RMU.

Le responsable des prix et de la conformité d’AMS sera un membre actif de l’équipe des directeurs des services commerciaux de RMU et veillera à ce que les intérêts d’AMS et de RMU soient alignés et bien coordonnés.

Il/elle collaborera avec l’équipe de l’UAR pour planifier, organiser et mettre en œuvre des actions en fonction de la décision de la direction régionale. L’équipe régionale aura élaboré un RASCI qui fournit une délimitation claire et distincte des responsabilités et des obligations redditionnelles avec des mécanismes de communication et de coordination définis.

Le rôle de responsable régional des prix et de la conformité AMS est essentiel pour s’assurer que les engagements stratégiques se traduisent efficacement par l’excellence opérationnelle, la sauvegarde des intérêts de l’organisation et l’amélioration de sa capacité à gérer et à exécuter efficacement les récompenses.

RESPONSABILITÉS:

Conformité à l’accord et aux règlements des partenaires et des donateurs

Le titulaire sera chargé de diriger le service à la clientèle de résolution de problèmes de la région au bureau de pays, y compris l’interprétation, la fourniture d’orientations et de conseils sur les règles et réglementations des principaux donateurs de CARE dans l’ensemble de l’organisation, y compris les OC, les RMU, les SSC et les unités techniques du siège.

• Agir en tant que responsable de la politique pour la gestion des ententes et les ententes de financement des partenaires, en fournissant une évaluation des risques, un soutien à l’atténuation et des examens de conformité pour les subventions des donateurs et les ententes de financement des partenaires.
• Assurer l’examen, l’approbation et la signature en temps opportun des subventions et des accords de partenariat conformément aux politiques de CARE.
• Avec le soutien de l’équipe USG d’AMS, interpréter et fournir des solutions de conformité liées aux règles et réglementations de l’USG, y compris, mais sans s’y limiter, les directives uniformes (2CFR200), les dispositions standard de l’USAID, les dispositions de l’accord de coopération, les termes et conditions des contrats, les réglementations fédérales sur les acquisitions (FAR) et les réglementations supplémentaires sur les acquisitions de l’USAID (AIDAR).
• Offrez des connaissances spécialisées, des conseils et un soutien technique sur les règles et réglementations d’autres grands donateurs, en particulier l’UE, ECHO, les agences des Nations Unies et les donateurs privés.
• Restez informé et tenez-vous au courant des exigences réglementaires, statutaires et administratives des donateurs.
• Fournir des conseils clairs au personnel sur les meilleures pratiques pour se conformer aux politiques et procédures des donateurs et de CARE.
• Soutenir les bureaux de pays et les unités techniques du siège dans l’engagement avec les représentants autorisés des donateurs ou les principaux bénéficiaires sur les questions de conformité et les approbations préalables.
• Soutenir le service juridique de CARE sur les questions de conformité commerciale et réglementaire.

Supervision de la fonction de gestion des subventions et des contrats du CO

Partenariat stratégique avec le Bureau régional pour superviser la fonction des subventions et des contrats de la Région :

• Gestion matricielle : Diriger le processus de gestion du changement pour superviser le personnel impliqué dans la fonction de gestion des subventions CO afin d’assurer la conformité avec les politiques des donateurs, de l’accord CARE et de l’accord de financement des partenaires tout au long du cycle de vie du projet. Travailler en étroite collaboration avec les unités AMS et le pilier de la gestion des subventions de SPC pour fournir un soutien et un suivi des subventions.
• Coordonner les décisions Go-No-Go, les pré-IPIA, et superviser l’élaboration et l’examen des coûts/prix du budget des donateurs pour assurer l’exactitude et la conformité financières.
• Supervision de la tarification des coûts : Superviser l’élaboration et l’examen du budget des donateurs et des coûts à l’aide des directives de tarification et de l’outil de tarification pour assurer l’exactitude et la conformité aux directives de tarification de CARE et aux exigences des donateurs pendant la phase préalable à l’attribution
• Assurer la supervision des subventions, du démarrage à la clôture, en se concentrant sur la conformité des donateurs, la conservation des documents et le suivi des jalons et des livrables. Offrir une assistance technique aux commandants, aux UAR et à l’AC tout au long du cycle de vie du projet, de la mise en œuvre à la clôture, en veillant à ce que toutes les exigences soient respectées et qu’il n’y ait pas d’obligations en suspens.
• Veiller à ce que les descriptions de travail et les processus soient normalisés au sein de la fonction de gestion des subventions dans tous les AC et toutes les régions, ce qui améliore la clarté et l’uniformité de l’administration des subventions.
• Participer à la sélection et à l’évaluation de la performance du personnel de gestion des subventions, directement par le biais de la gestion matricielle, en favorisant une équipe compétente et conforme.
• Diriger des réunions régulières avec les équipes d’OC pour examiner la conformité et le rendement des ententes de financement des subventions et des partenaires, et offrir une assistance technique tout au long du cycle de vie du projet.

Conformité et gestion des risques

• Utilisez le plan de conformité annuel pour effectuer des contrôles de santé de la conformité par le biais de visites sur le terrain ou de moyens virtuels, en collaboration avec les membres de l’équipe AMS et RMU.
• Créez un rapport détaillé et un plan d’action basé sur le bilan de santé de la conformité CO. Le plan d’action comprend les domaines de conformité identifiés, les solutions proposées convenues avec le CO, les calendriers de mise en œuvre et la personne responsable désignée au sein du CO.
• Fournir des commentaires sur des commandants spécifiques à leurs collègues de l’AMS et du PAPE. Signaler les problèmes ou les risques à la direction au besoin.
• Surveillez les contrôles de conformité en examinant les documents justificatifs, en vérifiant les progrès, en tenant des registres sur SharePoint et en mettant à jour le plan d’action en fonction des résultats de la réunion.
• Établir des rencontres de suivi régulières pour discuter de la mise en œuvre des solutions décrites dans le plan d’action de conformité au CO.
• Collaborer avec l’équipe du CO pour mettre à jour le Registre des risques actifs (ROAR) et soutenir les plans de mise en œuvre complets (CIP) en guidant la compréhension du cadre en 6 points et des outils du programme de conformité tels que les registres de risques.

Renforcement des capacités des équipes CO et partenaires

Surveillance stratégique des activités de renforcement des capacités de gestion des subventions et de conformité et de formation planifiées et menées dans la région.

• Encadrer et former le personnel afin d’améliorer ses capacités en matière de conformité des donateurs, de gestion des prix et des partenaires. Avec le soutien de l’équipe mondiale d’assistance à la conformité d’AMS USG, fournissez un soutien en matière de capacités
  sur les règles et réglementations USG.
• Élaborer des directives, des manuels, des modèles et des processus de gestion de la qualité pour la mise en œuvre et le suivi des subventions des donateurs et des accords de financement des partenaires, en assurant l’alignement avec les approches du programme CARE et les principes de partenariat, et la conformité avec les réglementations et les politiques des donateurs CARE.
• Avec le soutien de l’équipe de conformité du partenariat mondial d’AMS, fournir un soutien aux capacités pour la gestion des accords de financement des partenaires dans les PIC, y compris l’examen des documents et des dossiers des accords de financement des partenaires en fonction des seuils de politique.
• Élaborer et mettre en œuvre la formation du personnel et des partenaires, ainsi que d’autres initiatives de renforcement des capacités liées au programme de conformité mondial, aux prix et à la gestion des partenaires.
• Sur la base d’examens de la conformité et d’activités de vérification ponctuelle, identifier les besoins en matière de renforcement des capacités et de développement des compétences du personnel et des organisations partenaires.
• Suivre la formation suivie par le personnel des subventions et des contrats afin d’assurer une formation uniforme et efficace pour tout le personnel de cette fonction dans les cmdt et les unités techniques de l’AC.
• Avec le soutien d’AMS, l’équipe USG adapte les principaux sujets de conformité et de réglementation USG pour des formations en libre-service et en ligne, ainsi que pour des formations en personne, en groupe et en atelier.
• Identifier et encadrer le personnel intéressé par les règles et règlements de l’USG, en favorisant leur développement en tant que formateurs et experts au sein de la fonction des subventions et des contrats.

QUALIFICATIONS:

• Baccalauréat en administration des affaires, en gestion, en finance, en développement international ou expérience de travail équivalente.
• Capacité et volonté de se rendre dans les lieux des programmes nationaux au besoin, souvent à court préavis 35 % du temps.
• Sept ans d’expérience dans la gestion des subventions et/ou les examens de conformité ou la gestion d’audit
• Connaissance avérée et expérience de travail avec les réglementations des donateurs tels que l’USAID, l’UE, le FCDO et d’autres donateurs
• Compréhension de base du cadre de contrôle interne lié aux fonctions clés et aux processus opérationnels tels que les ressources humaines, la gestion des programmes, la gestion financière, la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion des sous-subventions, les technologies de l’information, etc.) ;
• Expérience de travail au sein d’organismes partenaires
• Expérience professionnelle chez PeopleSoft ou dans un système financier similaire
• Multilingue (anglais/espagnol) (anglais/français) (anglais/arabe)
• Solides compétences en communication verbale et écrite, maîtrise de l’anglais avec une capacité avérée à bien s’exprimer verbalement et à l’écrit,
• Expérience dans les crises humanitaires très complexes