Superviseur direct : Directrice Exécutive

Lieu du poste : Abidjan

Type et durée du contrat : CDD, un (01) an renouvelable

Durée de la publication : 2 semaines (du 28 nov. au 12 déc.)

_____________________________________________________________________________
RESUME DU POSTE

Côte d’Ivoire Training and Education for Health (ITECH-CIV) est une ONG Ivoirienne de santé publique à but non lucratif qui a pour but principal de renforcer les capacités des acteurs de la santé en Côte d'Ivoire, en vue de la mise en place d'un système sanitaire efficace et durable.

Elle bénéficie de financements du gouvernement américain à travers le CDC PEPFAR.

Le projet LABQUASI II est financé par CDC PEPFAR : Ce projet vise à optimiser les systèmes d'information des laboratoires, soutenir l'entretien des équipements et améliorer la qualité des tests de diagnostic à travers le pays.
Le Responsable administratif et financier fait partie de l’équipe du projet LABQUASI II de ITECH CIV et s’engage en vue de soutenir le projet LABQUASI II dans la mise en œuvre des programmes de CDC PEPFAR.



MISSION
Sous la supervision de la Directrice Exécutive, le Responsable Administratif et Financier supervisera les aspects financiers et administratifs du projet LABQUASI II de ITECH CIV, à savoir l’élaboration et le suivi du budget, la gestion des finances et les rapports financiers, les sous-contrats, les achats et la gestion des ressources humaines. Il ou elle construira et supervisera une équipe administrative et financière.

Il ou elle représentera le projet LABQUASI II de ITECH CIV auprès de CDC et des organisations partenaires.

TACHES ET RESPONSABILITES PRINCIPALES

En général
Développer, gérer, et passer régulièrement en revue les procédures financières et administratives du projet LABQUASI II de ITECH CIV pour leur mise à jour, afin d’assurer l’efficacité et la conformité aux règles et procédures de CDC PEPFAR.

Finance
Être le principal responsable de toutes les transactions financières du projet
Créer et gérer des systèmes financiers en vue de garantir la transparence, la fiabilité et la précision de toutes les données financières du projet
Elaborer et tenir des procédures financières qui garantissent de manière adéquate la séparation des tâches
Elaborer et suivre les budgets issus du financement CDC PEPFAR, conformément aux règles de ITECH CIV et de CDC.
Préparer les prévisions de dépenses liées au programme et aux opérations, de sorte à garantir la disponibilité des fonds à couvrir les besoins financiers.
S’assurer que les avances sont réconciliées conformément aux procédures et dans les délais requis.
Développer et entretenir de bonnes relations professionnelles avec les fournisseurs, en s’assurant que tous les paiements sont faits à temps, et que les produits et services sont livrés conformément aux procédures en vigueur.
S’assurer que le projet LABQUASI II de ITECH CIV respecte les règles financières et administratives du bailleur et applique les contrôles fiscaux conformément aux procédures établies.
Analyser périodiquement les fonds disponibles et le taux d’exécution budgétaire, contrôler les dépenses réelles, c’est-à-dire comparer les dépenses prévues et réalisées.
Encadrer de façon périodique le personnel et les partenaires sur les systèmes et règles financières, si nécessaire et identifier les besoins de formation.
Servir de lien avec la direction exécutive, pour s’assurer que toutes les obligations administratives et financières du programme sont toujours respectées
Servir de lien entre l’administration fiscale nationale et ITECH CIV pour s’assurer que ITECH CIV se conforme aux exigences fiscales et obtient les exonérations appropriées
Etablir et entretenir de bonnes relations avec la banque, en s’assurant que les transactions sont faites à temps, avec précision et que les comptes sont suffisamment approvisionnés
S’assurer que les rapports financiers sont faits et soumis à temps à la hiérarchie et aux bailleurs.
Administration

Superviser la gestion des équipements du bureau et du programme, en conformité avec les règles de CDC, de ITECH CIV et de l’État ivoirien
Assurer un inventaire correct des fournitures et équipements, en prenant soin de s’assurer que tous les articles sont bien renseignés et les coûts correctement reportés.
S’assurer qu’une analyse des offres est faite et classée en tant que pièce justificative de tous les achats
Assurer les opérations effectives et régulières du bureau, y compris la gestion et la sécurité du parc automobile.
Vérifier le registre d’entretien des véhicules
Vérifier le registre des immobilisations au moins une fois par trimestre
S’assurer que les polices d’assurances sont mises à jour lorsque des articles sont achetés
Servir de liaison avec le conseil juridique de l’Organisation et régler les problèmes juridiques en collaboration avec la Directrice exécutive.
Ressources humaines.

S’assurer de la mise en place effective des procédures de ITECH CIV en matière de recrutement, d’orientation et de gestion des performances pour tout le personnel
Gérer les problèmes complexes de RH, tels que la discipline, les ruptures de contrats, les réductions de personnel, les droits de rupture et les récompenses
Aider à prendre des décisions sur les questions de ressources humaines (définition de l’organigramme, les effectifs, la gestion du changement, la classification des postes, la rémunération, le contrôle, la gestion des performances et la résolution des conflits)
S’assurer que les rapprochements mensuels de la paie sont faits, approuvés et classés

Profil du poste

QUALIFICATIONS ET APTITUDES REQUISES

Diplôme supérieur en Administration des Affaires, finance, comptabilité ou tout autre domaine équivalent : Master de préférence, MBA, MSTCF, ou diplôme d’ingénieurE
Dix (10) ans d’expérience avec au moins cinq (05) ans dans une ONG Internationale/nationale.

Expérience avérée dans l’analyse et l’interprétation de données financières.

Connaissances des principes et techniques de comptabilité ; la connaissance de logiciel comptable tel que Quick Books serait un atout.

Avoir déjà travaillé avec des bailleurs internationaux, particulièrement avec les agences de financement du gouvernement américain, et avoir une parfaite connaissance de leurs règles et procédures.

Avoir une bonne expérience dans la supervision et la gestion d’une équipe administrative et comptable.

Être capable de travailler de manière autonome avec un minimum de supervision, en sachant établir des priorités et atteindre ses objectifs dans les délais.

Être capable d’utiliser les logiciels Word et Powerpoint pour les présentations, et Excel pour développer les bases de données plus ou moins complexes.

Avoir une connaissance du logiciel QuickBooks

Avoir une bonne connaissance du SYCEBNL

Avoir une bonne capacité d’analyse et savoir développer des approches innovatrices au besoin.

Parler couramment le français et avoir une bonne maîtrise de l’anglais.

Être tenu à la discrétion.

Flexibilité, disponibilité, sens du résultat et de la qualité.

Avoir une bonne maitrise de soi et une bonne capacité d’analyse des situations.

Avoir le sens des priorités.


Autres aptitudes

Être proactif, efficace et assidu dans le travail

Aptitude à respecter les procédures et règlements

Être disposé à effectuer des déplacements

Avoir une attitude positive et professionnelle à l’intérieur et même à l’extérieur de son lieu de travail afin de valoriser la mission, la vision et les valeurs du programme.

Être capable de respecter le secret professionnel et les règles de confidentialité sur le VIH/SIDA.

Être sensible aux différences culturelles et comprendre les normes et questions éthiques liées à l’infection à VIH;
Assurer toutes autres tâches assignées par la Directrice Exécutive.

Être apte à travailler dans un environnement multiculturel.



Dossiers de candidature
Un Curriculum Vitae (CV) détaillé ;
Une lettre de motivation avec une prétention salariale datée et signée ;
Les copies des diplômes obtenus ;
Trois (03) références professionnelles et trois (03) références académiques ;
Un casier judiciaire actualisé datant de moins de trois (03) mois.

Dossiers de candidature

Si vous êtes intéressé(e) par cette opportunité d’emploi :

Postulez à l’adresse : recrutement@empowertaca.com
Avec pour objet : Responsable Administratif et Financier.
Pour plus d’informations ou en cas de difficulté liée à la soumission de votre candidature, prière de nous contacter aux numéros : (+225) 07 79 04 82 05