ONG GFM3
recrute
ASSISTANTE DE DIRECTION

Description du poste

NB : SEULES LES CANDIDATURES FEMININES SERONT PRISES EN COMPTE

PRESENTATION DE L’ONG
Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, l’ONG GFM3 recrute, une (01) Assistante de Direction qui sera basée à Abidjan. Cependant en fonction des besoins de l’organisation, GFM3 se réserve le droit d’affecter la candidate retenue dans un autre de ces bureaux.

L’ONG Génération Femme du 3eme Millénaire International (GFM3) a été créée le 30 avril 2004. Elle a son siège social à Abidjan et des bureaux locaux dans plusieurs localités de la Cote d’Ivoire dont Abengourou, Bouaflé, Bouaké, Bondoukou, Bouna, Daloa, Danané, Issia, Logoualé, Korhogo et San-Pedro….

Pour assurer cette mission, GFM3 travaille sur sept (07) axes d’intervention qui sont : la santé maternelle et infantile, la nutrition et le développement de la petite enfance, la sécurité alimentaire, l’éducation pour tous, le genre et les droits des femmes, l’eau l’hygiène et l’assainissement, l’environnement et le développement durable.

La vision de l’ONG GFM3, est de contribuer à l’avènement d’une société juste ou les citoyens sans distinction sont acteurs de leur propre développement et bénéficient équitablement et systématiquement des fruits.

Sa mission est de contribuer à impulser le développement local à travers l’amélioration des conditions de vie des femmes, des jeunes et des enfants en milieu rural et périurbain.

Les valeurs de l’organisation GFM3 sont la « Redevabilité – Rigueur - Solidarité ».

Profil du poste

MISSIONS/TACHES

Dans le cadre de la redynamisation et du renforcement de ses activités afin de répondre aux besoins grandissants de notre organisation, nous recherchons une (01) Assistante de Direction qualifiée, qui rejoindra notre équipe.

Sous la supervision de la Directrice Administrative et Financière (DAF), l’Assistante Assistante de Direction sera chargée de :

En matière d’Administration et de secrétariat.
• Assurer le bon fonctionnement de l’administration et du secrétariat ;
• Organiser et coordonner le planning de la PCA ;
• Gérer le standard de GFM3;
• Assurer un accueil confortable des visiteurs, collaborateurs au sein de l’organisation ;
• Orienter les visiteurs vers les différents services ;
• Assurer le traitement des informations particulières qui concernent GFM3 ;
• Faire le suivi des signatures des documents administratifs ;
• Gérer le planning des réunions, rencontres ateliers, séminaires en interne et/ou en externe. (Mise en place, rédaction de compte rendus, rapports etc…) ;
• Assurer le gestion efficiente de la salle de reunion;
• Assurer la gestion des courriers entrants et sortants et les classer quotidiennement ;
• Faire la photocopie et numériser des documents en fonction des besoins ;
• Classer des copies des pièces justificatives fournies par les prestataires ;
• Gérer les questions liées au voyage et mission du personnel et des hôtes (ordres de missions, réservations d’hotel ou de billet etc…) ;
• Surveiller et contrôler l'exécution des contrats de maintenance des équipements de l’organisation.

En matière de participation à la gestion de la caisse au sein de GFM3.
• Assurer la gestion de la « petite caisse » des projets (encaissements, décaissements et sécurisation des fonds) ;
• Tenir à jour le livre de caisse de manière quotidienne et effectuer les décaissements et encaissements ;
• Effectuer de manière hebdomadaire le suivi des avances du personnel, sous la supervision du responsable hiérarchique ;
• Traiter, vérifier la conformité des justifications avec les procédures comptables de l’organisation ;
• Codifier et enregistrer les pièces comptables ;
• Effectuer les rapprochements de caisse périodiques (mensuel, hebdomadaire) en lien avec la Cheffe comptable ;
• Formaliser le résultat du contrôle et le communiquer à la Cheffe comptable ;
• Ranger et archiver les pièces justificatives de la caisse selon les procédures en vigueur à GFM3 ;
• Appliquer les procédures comptables et financières en vigueur ;
• Participer à l’élaboration des états financiers ;
• Réaliser un contrôle hebdomadaire entre le solde du livre de caisse et l’argent physique ;
• Participer à la production dans les délais impartis des rapports financiers en vertu des procédures en application dans l’ONG et aux exigences des bailleurs.

Secondaires ou occasionnelles :
Assumer toutes autres obligations ou tâches connexes à elle confiées par sa hiérarchie ou liées à sa fonction.

PROFIL REQUIS

- Bonne connaissance de l’outil informatique (Excel, Word, Powerpoint etc…) ;
- Bonne maitrise du rangement et du classements des courriers ;
- Bonne capacité à s’organiser, et prioriser les tâches ;
- Bonne connaissance des règles de comptabilité associative ;
- Bonne connaissance des projets communautaires (ONG) ;
- Bonne capacité de communication et de persuasion ;
- Bonne capacité rédactionnelle ;
- Bonne connaissance des procédures des bailleurs de fonds ;
- Être résidente dans la ville d’Abidjan.

QUALIFICATIONS :
- Titulaire d’un diplôme en Assistanat de Direction, Ressources Humaines, Finance/comptabilité, Administration ou tout autre domaine connexe (niveau minimum BAC + 2)
- Disposer d’au moins deux (02) ans d'expérience professionnelle dans une ONG Internationale ou Locale ;

Expériences, compétences et connaissances professionnelles :
- Être dynamique, responsable, accueillante et joviale (souriante) ;
- Être attentive, courtoise, humble, serviable ;
- Être disponible et investi à 100% ;
- Être tenu par le secret professionnel ;
- Être Intégre, courageuse;
- Avoir un grand sens de l’organisation, et une aisance relationnelle ;
- Être propre, d’une bonne moralité ;
- Être discrète et engagée ;
- Avoir une bonne capacité d’écoute ;
- Être Rigoureuse ;
- Avoir la capacité à s’adapter aux différents interlocuteurs ;
- Savoir gérer les situations de stress.

Dossiers de candidature

Le dossier de Candidature comprenant :

- Un CV détaillé avec au moins 2 références (mail et numéros de téléphone)
- Une lettre de motivation adressée à la Présidente du Conseil d’Administration ;
- Parler l’anglais est un atout.

Veuillez nous faire parvenir votre candidature uniquement par mail (lettre de motivation, CV) à travers notre adresse gfem3recrute@gmail.com .

Objet : Assistante de Direction/GFM3

La date de clôture des candidatures est fixée au 22/07/ 2024 à 17h00 GMT.

Seules les candidates présélectionnées seront contactées pour la suite du processus.
Nous garantissons par des vérifications rigoureuses des antécédents, la sécurité de la femme et des enfants à travers nos processus de sélection, qui reflètent notre engagement en faveur de la protection de la femme et de l’enfant.

GFM3 fait preuve d’une tolérance zéro vis-à-vis de l’Exploitation et Abus Sexuel et toutes les formes d’atteintes sexuelles, qu’elles soient commises par toutes personnes à l’encontre d’un enfant, d’une personne bénéficiaire d’une aide humanitaire, d’un(e) collaborateur(rice), ou d’un partenaire.

GFM3 ne demande aucune contrepartie financière tout au long de son processus de recrutement.

NB : SEULES LES CANDIDATURES FEMININES SERONT PRISES EN COMPTE