Département :                             Services Supports

Sous la responsabilité du/de la : Responsable Régional des Services Supports /

                 Coordinateur logistique et approvisionnements

Supervise le/la/les :                    Gardien(s), chauffeur(s), personnel de ménage

Lieu d’affectation :                      Poste basé à Abidjan, avec déplacements requis (missions courtes nécessitant une relocalisation sur d’autres villes de Côte d’Ivoire en fonction des besoins du projet).

La vision de MAG est un avenir sûr pour les femmes, les hommes et les enfants touchés par la violence, les conflits et l'insécurité. Les gens vivront dans des communautés où leurs droits sont respectés, dans la dignité et le choix, sans craindre les mines, les restes explosifs de guerre et l'impact des armes légères et de petit calibre et des munitions.

La mission de MAG est de sauver des vies et de construire un avenir plus sûr. Pour cela, nous utiliserons nos compétences essentielles et notre savoir-faire distinctif pour retirer les mines et les restes explosifs de guerre des zones affectées, ainsi que pour réduire l'impact des armes légères et de petit calibre et des munitions sur les personnes et les communautés, pour et avec qui nous travaillons.

Les valeurs de MAG. Nos valeurs prennent vie à travers nos actions, chaque jour. Notre façon d'agir a un impact sur les autres. En tant que personne travaillant chez MAG, vous pouvez contribuer à créer une culture positive en démontrant nos valeurs par votre propre comportement et vos actions. Chacun a un rôle à jouer dans le façonnement de notre culture. Chacun doit comprendre nos valeurs et est encouragé à réfléchir à la manière dont elles s'appliquent à son rôle individuel.

DÉTERMINÉS - nous travaillons avec détermination.

EXPERT - l'excellence et l'expertise nous permettent d'instaurer la confiance.

INTEGRITÉ - nous nous efforçons de faire ce qui est juste.

COMPASSION - les personnes sont prioritaires dans tout ce que nous faisons.

INCLUSIF - nous sommes ouverts à tous et nous valorisons la diversité.

Objectif du poste : Le programme de MAG en Côte d’Ivoire cherche actuellement à recruter un.e Assistant.e services support. Ce poste est ouvert aux ressortissants de Côte d’Ivoire.

Sous la responsabilité du/de la Responsable Régional des Services Supports, la mission principale du/de l’Assistant.e Services Supports (SSA) sera de :

Veiller au bon fonctionnement de la logistique et de l’administration du bureau de MAG à Abidjan en étroite collaboration avec le bureau programme de MAG au Bénin.

ROLE ET RESPONSABILITÉS :

Participer à la mise en œuvre de la chaîne d’approvisionnement et logistique :

• Coordonner la collecte des besoins et à la production du plan d’achat.
• Collecter et traiter les demandes d’achat.
• Préparer les documents requis pour réaliser les achats (demande de pro forma, analyse des offres, contrat d’achat, bon d’achat, bon de réception, etc.).
• Recueillir les pro forma et autres informations et chercher à obtenir les meilleurs prix pour la qualité désirée.
• Participer à l’analyse des offres.
• S’assurer de la qualité et des quantités des biens et services livrés.
• Mettre régulièrement à jour de la base de données des fournisseurs pré approuvé.
• Mettre à jour la liste des prix.
• Préparer les dossiers de paiements et transmettre au département de la finance.
• Collaborer de manière étroite avec les départements supports et techniques.
• Assurer la mise à jour et le partage périodique des procédures du département.
• Assurer la liaison et la coordination avec les demandeurs et autres départements concernés concernant leurs besoins qui sont traités par la logistique et tenir toutes les parties informées de tout changement en temps voulu.
•  Produire et partager les livrables mensuels sur les achats et la logistique  

Gérer les équipements et l’inventaire

• Superviser les actifs du programme, en veillant à ce qu'ils soient suivis, entretenus et maintenus et à ce que le registre des actifs du programme soit précis et à jour
• Gérer les entrées et les sorties de stock.
• Tenir le registre des équipements ainsi que les fiches d’inventaires à jours.
• Participer aux inventaires physiques
• Assurer la bonne utilisation des équipements
• Appuyer la maintenance et la réparation des équipements.
• Participer à la définition des besoins avec les équipes du programme.
• Mise à disposition des outils IT pour chaque employé ; 
• Prise en charge des incidents ou requêtes du personnel MAG ;

Gérer le transport et le parc de véhicule

• Participer au recrutement des chauffeurs et assurer leur management.
• Compiler les demandes mouvements des véhicules et coordonner la gestion de la flotte.
• S’assurer que les véhicules sont entretenus et utilisés correctement.
• Veuillez à la bonne tenue des documents de bords des véhicules.
• S’assurer du respect des consignes de sécurité lors des déplacements véhiculés.
• Gérer les contrats de location des véhicules.
• Organiser le transport cargo par voie terrestre et aérienne.
• S’assurer avec l’équipe logistique que les véhicules sont utilisés de façon optimale
• S’assurer que les véhicules sont entretenus et utilisés correctement.
• S’assurer du respect des consignes de sécurité lors des déplacements véhiculés.

Assurer la maintenance et de l’entretien en général

• Assurer le suivi et la gestion des contrats des prestataires de services.
• Assurer le suivi de l’entretien des bâtiments ,

Administratif :

• Traiter et assurer le dispatching des courriers.
• Suivi des dossiers administratifs auprès des services étatiques.
• Chercher les visas et faire des réservations de vols du personnel.
• Faire l’archivage numérique des documents administratifs et financiers.
• Suivre les contrats et charges récurrentes de maintenance des résidences et bureau (énergie et télécommunications).
• Appuyer la préparation et la diffusion des offres de recrutement.
• Organiser les tests (dont communication aux candidats) et entretiens de recrutement.
• Accueillir les nouveaux employés et suivre les dossiers du personnel.

Cette description de poste a pour but de résumer les principales fonctions et responsabilités du poste ; il ne s'agit pas d'une liste complète et exhaustive des tâches. Il s'agit d'un document non contractuel qui peut être modifié en fonction des circonstances. Il est attendu de tous les membres du personnel du en fonction des besoins du projet et guidances de l’organisation.

Profil recherché du candidat/de la candidate

• Titulaire d’un diplôme de niveau BAC+3 au minimum ou d’une qualification professionnelle équivalente en logistique, ou autres domaines relatifs.
• Deux ans d’expérience professionnelle pertinente, expérience en ONG est un atout.
• Connaissance Informatique : Maîtrise avancée des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Excellente maitrise de la langue française et langues locales du pays, maîtrise de la langue anglaise est un atout.
• Aptitudes essentielles :
  • Intérêt et engagement envers le mandat et les principes humanitaires de MAG 
  • Intégrité, honnêteté et transparence
  • Motivé.e, enthousiaste
  • Rigoureux(se)
  • Esprit d’équipe, humble et courtois, apte à travailler sous pression ; prompt et proactive, capacités de gestion du stress et de prise d’initiative
  • Déterminé.e et attaché à atteindre des standards de haute qualité

Tous les membres du personnel de MAG sont tenus de :

• Travailler dans le cadre des valeurs fondamentales de MAG, en promouvant son éthique et sa déclaration de mission.
• Travailler à la réalisation des objectifs du programme et/ou du plan d'affaires du département.
• Se familiariser avec toutes les politiques et procédures du MAG, s'y conformer et se tenir informé des activités du MAG.
• Entreprendre et appliquer les connaissances acquises dans le cadre de programmes de formation et de développement appropriés.
• Assumer le rôle d'une manière appropriée au contexte culturel et dans le cadre juridique local.
• Comprendre et respecter les normes énoncées dans le cadre de protection de MAG, en agissant avec le soin et l'attention nécessaires pour préserver le bien-être de toute personne en contact avec le travail de MAG et en signalant toute préoccupation éventuelle.

Dans le cadre de l'engagement de MAG en matière de protection, ce poste fait l'objet d'une vérification des antécédents avant qu'une offre d'emploi ne soit confirmée.

En raison du grand nombre de candidatures que nous recevons, nous ne sommes pas en mesure de répondre à toutes les demandes. Si vous n'avez pas reçu de réponse de notre part dans les trois semaines suivant votre candidature, cela signifie que votre candidature n'a pas été retenue.